Organisation & Kommunikation

Baudokumentations-Apps: Mängel mobil managen

Text: M. Behaneck | Foto (Header): © industrieblick – stock.adobe.com

Apps rationalisieren die Dokumentation von Baustellenaktivitäten und Mängeln. Was können sie und wie unterscheiden sie sich?

Auszug aus:

Der Bauleiter
Ausgabe Juni 2021
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Die Dokumentation des Bauablaufs wird immer wichtiger. Kommt es bei der Bauausführung zu Mängeln, können Planer und Bauleiter eventuellen Haftungsforderungen nur dann erfolgreich begegnen, wenn Baustellenaktivitäten möglichst lückenlos dokumentiert wurden. Mit herkömmlichen Mitteln ist das aufwendig und nicht mehr zeitgemäß. Wer statt Bleistift und Papier eine Smartphone- oder Tablett-App einsetzt, reduziert den dafür notwendigen Zeit- und Arbeitsaufwand und vermeidet Medienbrüche.

 

Was können Baudokumentations-Apps?

Damit Bauabläufe, Bau- oder Montagearbeiten später nachvollzogen werden können, müssen wesentliche Leistungen, Lieferungen und Tätigkeiten sowie die jeweiligen Bedingungen möglichst vor Ort dokumen­tiert werden. Erfasst werden Wetterdaten, anwesende (Sub-)Unternehmen, ausgeführte Arbeiten, Material­eingänge, Mängel, Behinderungen, Nachträge und Änderungen, Ergebnisse von Besprechungen, Prüfun­gen und Aufmaße, besondere Vorkommnisse, persön­liche Notizen und anderes mehr.

Daraus entstehen digitale Baustellen-Dokumentatio­nen, die bei Störungen des Bauablaufs, bei strittigen Fragen, Nachtragsforderungen oder bei der Ursa­chenforschung für Baumängel oder Terminverzöge­rungen entscheidende Hinweise liefern können. Die Dokumentationen dienen auch als Nachweis bei der Rechnungsstellung oder als Grundlage für die Projekt­dokumentation gemäß Leistungsphase 8. Wird konti­nuierlich dokumentiert, entsteht zugleich sukzessive eine digitale As-built-Informationsdatenbank, die für spätere Renovierungs-, Umbau- und Erweiterungs­maßnahmen oder die Bewirtschaftung wertvolle Infor­mationen zu verwendeten Materialien, Bauprodukten oder Änderungen liefert.

Cloudbasierte Lösungen bieten zusätzlich die Mög­lichkeit, auf der Baustelle erfasste Daten direkt auf einem plattform-, zeit- und ortsunabhängig zugäng­lichen Web-Server abzulegen. Zugriffsberechtigte Projektbeteiligte können damit für sie relevante und freigegebene Berichte jederzeit online einsehen, sich über den aktuellen Projektstand informieren und eigene Informationen beisteuern. Über eine Benut­zer- und Rechteverwaltung kann der Administrator steuern, wer, welche Anzeige-/Bearbeitungs- Upload-/ Downloadrechte erhält.

Werden die Daten statistisch projektübergreifend aus­gewertet, können zudem wichtige Fragen, beispiels­weise zur Dauer einer Mängelbehebung, zur Mängel­anfälligkeit von Bauteilen und Leistungen oder zur Zuverlässigkeit ausführender Unternehmen beantwor­tet werden, was die Qualität der Bauausführung stei­gern hilft und Entscheidungen bei künftigen Projekten vereinfacht.

Wie wird erfasst?

Mit dem Smartphone oder Tablet werden relevante Vor-Ort-Informationen per Textkommentar und Foto digital erfasst, im Plan verortet, betroffenen Projekt­partnern zugeordnet und über einen Verteiler als PDF-Bericht versandt. Das erübrigt ein nachträgli­ches Eintippen, Sortieren, Zuordnen und Versenden handschriftlich erfasster Notizen. Eingabeassistenten, selbsterklärende Eingabefenster, strukturierte Abfra­gen und vorgefertigte Textbausteine vereinfachen die Erfassung und sorgen dafür, dass man nichts vergisst. Neben Baustellenfotos lassen sich auch gescannte Pläne, LVs oder andere Dokumente einbinden, häufig auch Sprachnotizen oder Videos.

Fotos können in einfacher Form bearbeitet (Drehen, Größe oder Ausschnitt ändern etc.) und mit Hinweis­pfeilen, Maßen oder Bildkommentaren ergänzt wer­den. Wertet die App GPS-Daten der Mobilhardware aus, weiß man sofort, welches Foto an welchem Ort und an welcher Stelle fotografiert wurde. Aus den er­fassten Daten lassen sich Bautagesberichte, Män­gelprotokolle oder Mahnungen generieren und per E-Mail versenden. Layout-Vorlagen, die man individu­ell anpassen kann, geben dem jeweiligen Bericht das passende Aussehen. Fristen werden über einen Terminkalender überwacht. Da auch rechtliche Aspekte zu beachten sind, unterstützen Apps Anwender auch beim Erstellen rechtssicherer Anschreiben oder bei der Fristenverfolgung gemäß VOB.

 

Welche Dokumentations-Apps gibt es?

Inzwischen gibt es ein breites Angebot an digitalen Dokumentationslösungen für die Baustelle. Da jede Lösung ihre Schwerpunkte, Stärken und Schwächen hat, sollte man sich vorher überlegen, welche Funk­tionen man braucht. Einige Apps legen den Fokus auf die Erstellung von Bautagebüchern, andere auf die mobile Mängelerfassung und Verwaltung. Die meisten Dokumentationslösungen sind allgemein einsetzbar, andere sind beispielsweise auf die Brandschutzdoku­mentation spezialisiert. Einige wenige Apps verfügen über eine integrierte Messenger-Funktion, wie z. B. Hero Doku oder MemoMeister, und ermöglichen damit zusätzlich eine schnelle, unkomplizierte und dokumen­tierte Kommunikation mit Projektbeteiligten. Die Soft­ware-Konzepte sind unterschiedlich: Kaufprogramme bestehen entweder nur aus einer lokal installierten PC-Software oder einer Kombination mit einer mobilen Android- oder iOS-App für die Vor-Ort-Erfassung, was eine gelegentliche Datensynchronisation voraussetzt.

SaaS-Lösungen (Software as a Service) sind platt­formunabhängig und müssen weder aktualisiert noch synchronisiert werden, da das Programm samt Daten stets aktuell von einem externen Cloud-Server abge­rufen wird. Dafür werden monatliche Nutzungsgebüh­ren fällig. Alle Programme sind kostenpflichtig, einige sind in der Basisversion kostenfrei (z. B. Bautagebuch Mobile App oder Hero Free App). Die Preise für Kauf­programme reichen von 100 bis 1.000 € und mehr pro Lizenz und 25 bis 90 € pro Benutzer und Monat und mehr für SaaS-Lösungen, je nach Leistungsumfang. Hinzu kommen gegebenenfalls einmalige oder laufen­de Zusatzkosten für Wartungsverträge (Kaufsoftware), respektive die Einrichtung oder Server-Nutzung etc. (SaaS-Software). Bei SaaS-Verträgen sind Mindest­laufzeiten und Kündigungsfristen zu beachten.

 

Worauf sollte man achten?

Nicht nur konzeptionell, sondern auch funktional gibt es Unterschiede. So verfügen beispielsweise nur we­nige Apps über eine Spracheingabe, bei der Sprach­notizen beispielsweise per Google Docs oder ande­re Dienste direkt in Text umgewandelt werden (z. B. BauMaster, IdeeGo oder Pro-Report). Nicht alle Apps können Fotos im Plan verorten oder zwischen Pla­nungs-, Material- und Ausführungsfehlern unterschei­den und so weiter.

Entscheidend ist aber, welche Funktionen und Automatismen die App für die an die Vor-Ort-Erfassung anschlie­ßenden Arbeitsschritte (Weiterbearbeitung, Verwaltung, Auswertung) bietet, denn hier kann die Software dem Anwender viel Arbeits- und Organisationsaufwand ab­nehmen. Sind Bautagebuch- oder Mängelmanagement- Funktionen in eine vorhandene Bürosoftware integriert oder Schnittstellen für eine Datenübernahme/-übergabe von Adress- oder Termindaten etc. vorhanden, lassen sich Büroprozesse weiter rationalisieren.

AVA-, BMSP- oder PKMS-Programme für die Aus­schreibung, Vergabe und Abrechnung, das Büro-/Projektmanagement- oder das Projektkommunikationsmanagement mit entsprechenden Bautagebuch- oder Mängelmanagement-Funktionen, wie beispielsweise AVA.Relax, BauProCheck, BIM 360, BuildUp, PoolarProject, ProjektPro oder ThinkProject, bieten hier Vorteile. Wer bereits nach der BIM-Methode plant, sollte auf BIM-Schnittstellen und eine BIM-Modelleinbindung achten, die einige Apps, wie z. B. DocuTools, Plan Radar oder Pro-Report, in unterschiedlichem Umfang anbieten.

Wichtig bei mobilen App-, respektive Cloud-Lösungen ist, dass sie auch offline funktionieren, weil die Ver­fügbarkeit einer ausreichend schnellen und stabilen mobilen Internet-Verbindung nicht immer gewährleis­tet ist. Mit SaaS-Anbietern sollte man einen Auftrags­datenverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO (Daten­schutz-Grundverordnung) abschließen. Für Anwender, die ihre vertraulichen Büro- und Projektdaten nicht auf externen Servern speichern wollen, bieten einige SaaS-Anbieter alternativ auch eine lokale Datenhaltung an.

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