Nachtragsmanagement: Checkpunkte für Nachtragsvereinbarungen

INHALTE DES BEITRAGS

Änderungen
Nachtragsmanagement
Bauvertragsrecht 2018 vs. VOB/B
Prüfablauf
Zusammenfassung

Änderungen

Änderungen der ursprünglichen Planung gehören aufgrund der Projekteigenschaft „Außergewöhnlichkeit“ bei einem Bauprojekt immer dazu und sind somit wichtiger Bestandteil der Bau- und Projektleitung. Aus diesem Grund muss der Änderungsdurchlauf strukturiert ablaufen, um „wilde“ Änderungen auszuschließen. Im Grunde verlaufen Änderungen in drei Phasen:

1. Der Antrag (Change Request):
Der Antragsteller beantragt eine Abweichung von der ursprünglichen Konfiguration. Das kann technische, terminliche oder organisatorische Gründe haben. Antragsteller können Kunden, eigene Mitarbeiter oder externe Stellen sein, die ins Projekt involviert sind. Die Änderungsanträge sind fortlaufend zu nummerieren. Die Änderungsliste, als Übersicht über alle Anträge, wird in tabellarischer Form dem Projektfortschrittbericht als Anlage beigefügt, um jederzeit den Entwicklungsverlauf des Projekts nachvollziehen zu können. Der Antrag ist formal auf Vollständigkeit zu prüfen, um eine sachgerechte Entscheidung treffen zu können.

2. Die Prüfung und Entscheidung:
Es sollte im Projekt eine zentrale Entscheidungsstelle existieren, am einfachsten der Projektleiter. Er prüft den Antrag, holt ggf. fachliche Informationen zur Entscheidungsfindung ein, beurteilt die inhaltlichen, terminlichen und finanziellen Konsequenzen und trifft die Entscheidung über Annahme oder Ablehnung des Änderungsantrags. Mit der Umsetzung einer genehmigten Änderung ergibt sich meistens eine Beauftragung in Form neuer Aufträge oder Nachträge zu bestehenden Aufträgen.

3. Umsetzung:
Wird der Änderungsantrag angenommen, müssen die Betroffenen informiert und die Dokumentation muss entsprechend aktualisiert werden. Damit wird sichergestellt, dass die Änderung in der Realität ankommt und die Änderungen auch im Nachhinein nachvollziehbar sind.

Nachtragsmanagement

Der Begriff Nachtrag wird verwendet zur Durchführung von Leistungen, die entweder zur Erreichung des Vertragsziels notwendig sind, jedoch nicht vereinbart waren, oder um eine Erweiterung des Vertragsgegenstands zu erzielen. Die Standardvorgehensweise bei der Bildung eines Nachtrags sollte durch die Überleitung einer Mehr- oder Mindestkostenforderung in einen Nachtrag erfolgen. Der Aufbau eines Nachtragsangebots (Planungs- bzw. Bauleistungen) soll u. a. berücksichtigen:

• Auftragsnummer
• Planungsleistungen bzw. Gewerk
• Nachtragsnummerierung
• Kurzbeschreibung der Nachtragsleistung
• Leistungsbeschreibung (Planungs-Soll/Planungs-Ist) bzw. (Bau-Soll/Bau-Ist)
• Ursachen der Veränderung und Begründung
• honorarrechtliche bzw. vertragsrechtlicheAnspruchsgrundlage
• Höhe der Nachtragsforderungen
• Nachweis der Kalkulationsansätze/Hauptangebot bzw. Urkalkulation
• Gegenüberstellung der Mehr- und Minderkosten

Das Nachtragsangebot ist frühzeitig einzureichen, um noch vor der eigentlichen Ausführung eine Vereinbarung treffen zu können. Grundsätzlich ist die unverzügliche schriftliche Anzeige noch vor der Ausführung gefordert. Der abgestimmte Ablauf der Nachtragsprüfung und die Beauftragung sollte in der Anlage „Ablauf Nachtragsprüfung“ festgelegt sein. Für die Qualitätskontrolle sollten die wesentlichen Einzelschritte zur Prüfung und Bewertung von vorliegenden Nachträgen in der Anlage „Anforderungen zur Nachtragsprüfung“ zusammengefasst sein.

Bauvertragsrecht 2018 vs. VOB/B

In der Regel sprechen wir beim Nachtragsmanagement von Nachträgen auf der Basis der VOB, die durch ausführende Firmen umgesetzt werden. Hierfür gilt somit die VOB Teil B. Durch die Überarbeitung des Bauvertragsrechts kommt es hier jedoch zu Änderungen, da das Bauvertragsrecht über die VOB geht.

Nachfolgend kurz zwei wesentliche Abweichungen zwischen VOB und BGB 2018:

Anordnung von Nachtragsleistungen §§ 1 Abs. 3, 4 VOB/B und § 650b BGB

• Anordnung nach BGB muss in Textform ergehen.
• Anordnung muss der Auftragnehmer nach BGB nur ausführen, wenn ihm diese zumutbar ist.

Vergütungsanpassung bei Anordnungen §§ 2 Abs. 5 bis 7 VOB/B und 650c BGB

• § 650c Abs.1: Preisanpassung nach den tatsächlichen Kosten (ex post Sicht)
• § 650c Abs. 2: Rückgriff auf die Urkalkulation (ex-ante Sicht)

Prüfablauf

Zur qualifizierten Prüfung eines Nachtrags werden diverse Unterlagen benötigt:

• Prüfunterlagen
• Nachtragsangebotsschreiben
• Kalkulationsnachweis
• Freigabepläne
• Erläuterung/Begründung
• Urkalkulation
• Planunterlagen

Ferner ergibt die Einholung fachlicher Stellungnahmen bei Bedarf Sinn. Folgende Fachleute kommen i. d. R. dafür in Betracht:

• Projektsteuerer
• Baumanager
• Massenprüfer
• Jurist
• Statiker
• Fachplaner
• Sonderfachleute

Aus den einzelnen Paragrafen ergeben sich folgende Punkte:

• Mengenabweichung > 10 %
• Anordnung des Auftraggebers liegt vor.
• Auftragnehmer-Ankündigung über Vergütungsanspruch vor Ausführungsbeginn liegt vor.
• Pauschalpreis unzumutbar wegen erheblicher Abweichungen in der Ausführung
• Leistung war notwendig.
• Unverzügliche Anzeige ist erfolgt.
• nachträgliche Anerkennung
• Behinderungsanzeige ist erfolgt.
• Der konkret entstandene Schaden wird nachvollziehbar nachgewiesen.
• Vorsatz des Auftraggebers liegt vor.

Die Prüfung jeder einzelnen Nachtragsposition orientiert sich an folgenden Prüfschritten:

1. Beschreibung Bau-Soll
2. dargestellt und beschrieben (in Position, Plan, Dokument etc.)
3. Beschreibung Bau-Ist
4. dargestellt und beschrieben (in Position, Plan, Dokument etc.)
5. Beschreibung Abweichung
6. Anordnung der Leistung
   mündlich
   schriftlich
   durch freigegebene Ausführungspläne
7. Anmeldung des Vergütungsanspruchs
   durch Auftragnehmer
   durch Mehrkostenanmeldung, Nummer und
   Datum
   durch anderes Dokument
   mündlich
   nicht angemeldet
8. Auswirkung auf die Bauzeit
   Vorbehalt in Mehrkostenanmeldung
   Vorbehalt in Nachtragsangebot
9. Bezug zum Hauptvertrag
   Leistung im Hauptvertrag enthalten
   vergleichbare Position im HLV enthalten
   Leistungen in einem anderen NA enthalten
   Greift Leistung auf anderen Vertrag über?
   entfallene Leistungen aus dem HLV
   erkennbare Nebenleistung gemäß VOB/C
10. Angaben zur Leistungsart
    Mengenänderung (§ 2 Abs. 3 VOB/B)
    geänderte Leistung (§ 2 Abs. 5 VOB/B)
    zusätzliche Leistung (§ 2 Abs. 6 VOB/B)
    nachträglich anzuerkennende Leistung
    (§ 2 Abs. 8 VOB/B)
11. Menge/Einheit gemäß
    Nachtrag
    Einschätzung
    Aufmaß

Ferner ist die Ursache des Nachtrags zu ermitteln und ausführlich anhand folgender Punkte zu begründen:

• fehlt in der Entwurfsplanung/Genehmigungsplanung
• fehlt in den Verdingungsunterlagen
• Die Leistung ist nicht umfassend oder nicht richtig beschrieben.
• Änderungen auf Wunsch des Auftraggebers
• Entwurf war nicht realisierbar.
• Fehler in Ausführungsplanung
• Änderung aufgrund örtlicher Gegebenheiten
• Änderungen aufgrund geänderter Anforderungen/Vorschriften/Qualitäten
• Fehler bei der Bauausführung
• terminliche Zwänge
• Gefahr im Verzug

Zusammenfassung

Trotz der sorgfältigen Prüfung der Nachträge dem Grunde und der Höhe nach, ist es oftmals schwierig ein eindeutiges und gerechtes Ergebnis zu erzielen. Dies ist nicht zuletzt durch die unterschiedlichen Interessen der Beteiligten bedingt. Die Anzahl der Nachträge bei einem mittelgroßen Bauprojekt variiert von einigen wenigen bis zu mehreren hundert Nachträgen. Hierbei halten sich die Summen der eingereichten Nachträge zwischen fünf und über 100 % des Auftragsvolumens.